Deshalb solltest Du die Anzahl von Unterbrechungen kontrollieren

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Daran, dass unsere Tage ständig von außen unterbrochen werden, haben wir uns inzwischen gewöhnt.

E-Mail. Anruf. Sprachnachricht. Like. Textnachricht. E-Mail. Like.

Vielleicht haben wir uns gar zu sehr an die endlose Reihe von Unterbrechungen gewöhnt, denn mittlerweile nimmt sogar das Phänomen zu, sich selbst zu unterbrechen.

Warum dieses Verhalten Freude und Genuss verhindert und viele Tipps, wie Du die Anzahl der Unterbrechungen reduzieren kannst, beschreibe ich in diesem Beitrag.

Immer kürzere Konzentrationsphasen

Unsere Tage gleichen einer aufgeschnittenen Salami.

Gefühlt alle paar Minuten werden wir am Arbeitsplatz unterbrochen. Die Aufgabe, an der wir gerade arbeiten, setzen wir für eine gewisse Zeit aus, um uns einer neuen, ungeplanten Frage zu widmen.

Zu den häufigsten äußeren Auslösern für eine Unterbrechung während der Arbeitszeit gehören:

  • Besuche von Kollegen
  • berufliche E-Mails und Anrufe
  • private Nachrichten.

Wenn Du möchtest, zähle doch einmal per Strichliste, wie oft Du am Tag unterbrochen wirst.

Wie Unterbrechungen wirken

Jede Unterbrechung hat natürlich ihren guten Grund und je nach Beruf sind sie Bestandteil der Arbeit.

Für unsere Fähigkeit, uns zu konzentrieren und gute Arbeitsergebnisse anzufertigen, sind diese ungeplanten Unterbrechungen allerdings eine ernstzunehmende Herausforderung.

Jede Unterbrechung kostet nicht nur die Zeit der Unterbrechung, sondern auch eine Wiederanlaufzeit. Durchschnittlich 25 Minuten dauert es, bis wir uns wieder vollständig auf die ursprüngliche Sache konzentrieren können.

Außerdem wirken sich Unterbrechungen negativ auf Konzentration, Motivation und Arbeitsergebnis aus. Je komplexer unsere Arbeit, desto wahrscheinlicher leiden Leistung und Qualität durch Unterbrechungen.

Je häufiger wir unterbrochen werden, desto eher neigen wir auch zum Multitasking: Wir beginnen mehrere Aufgaben und versuchen sie gleichzeitig zu erledigen. Tatsächlich sind wird dadurch nicht schneller als bei einer aufeinander folgenden Erledigung. Gerade bei komplexen Aufgaben führt der ständige Wechsel zwischen Anforderungen zu Effizienzverlusten und einer höheren Fehleranfälligkeit.

Häufige Unterbrechungen und Störungen am Arbeitsplatz sorgen schließlich für körperlichen Stress. Ein Gefühl der inneren Unruhe, des ständigen Gehetztseins macht sich breit.

Wenn wir uns selbst unterbrechen

Es sind aber nicht nur die äußeren Umstände, die unsere Aufmerksamkeit immer und immer wieder neu fordern. Inzwischen führen wir die Unterbrechung selbst herbei.

Inmitten einer Konzentrationsphase haben wir plötzlich das Verlangen nach einer Unterbrechung. Dann prüfen wir unsere Social Media-Kanäle, Posteingänge und Nachrichtenportale nach Neuigkeiten – auch ohne vorher ein Signal für neue Nachrichten bekommen zu haben.

Einer Bonner Studie zufolge nehmen die Deutschen im Durchschnitt 88 Mal am Tag ihr Smartphone zur Hand. Tendenz steigend.

Auch die Zeit, die wir uns am Stück auf eine Sache konzentrieren, hat in den letzten Jahren abgenommen. Heute beträgt die Aufmerksamkeitsspanne angeblich nur noch 8 Sekunden – und ist damit kürzer als die eines Goldfisches (9 Sekunden).

Belohnung und Angst

Woher kommt die innere Ungeduld?

Die eigens herbeigeführten Unterbrechungen können als Anpassung an das allgemein gestiegene Arbeits- und Freizeittempo gesehen werden.

Der Griff zum Smartphone verspricht im Unterschied zu komplexen Aufgaben auch eine schnelle Belohnung. Jede Nachricht setzt im Gehirn Glückshormone frei – von denen wir abhängig werden können. Jede Unterbrechung verstärkt somit das Bedürfnis nach neuen Unterbrechungen.

Bei längerer “Abwesenheit” haben wir außerdem Angst, etwas zu verpassen (FOMO) – eine Statusmeldung, einen Twittertrend oder eine Schlagzeile. Da schauen wir vorsichtshalber lieber nochmal aufs Handy…

Warum wir ununterbrochen glücklicher sind

Wie wir gesehen haben, nehmen Unterbrechungen zu. Bedenklich ist diese Entwicklung, weil sie uns immer öfter davon abhält, Momente des Glücks und der Zufriedenheit zu erleben. Denn:

  1. Wir brauchen lange Fokusphasen, wenn wir komplexe Fragestellungen verstehen, durchdenken und für sie Lösungen finden wollen. Unsere Fähigkeit, etwas Wertvolles zu schaffen, hängt von unserer Fähigkeit uns zu konzentrieren ab.
  2. Zufriedenheit mit unserer Arbeit ensteht, wenn wir für eine längere Zeit konzentriert in sie “eintauchen”. Der Zustand des Flow, in dem wir mühelos Aufgaben erledigen und währenddessen große Freude erleben, setzt erst nach etwa 30 Minuten ein.
  3. Die Pflege unserer sozialen Beziehungen, einem entscheidenden Faktor für ein langes und glückliches Leben, erfordert Aufmerksamkeit. Heute fällt es schon gar nicht mehr auf, wenn jemand mitten in einem persönlichen Gespräch auf sein Handy schaut – ohne dass es geklingelt hätte.
  4. Unsere Fähigkeit zu Genießen erfordert Achtsamkeit. Wer kann heute noch einem Spielfilm von zwei Stunden Länge ohne Pause folgen?

Wie Du Unterbrechungen reduzieren kannst

Jeder, der beruflich oder privat etwas von inhaltlichem Wert erstellen, Zufriedenheit mit seiner Arbeit erleben, seine Beziehungen stärken und das Leben genießen möchte, sollte sich überlegen, wie er die Zahl der Unterbrechungen in seinem Leben reduzieren kann.

Um externe Ablenkungen zu reduzieren kannst Du zum Beispiel:

  • Signaltöne und Benachrichtigungen von Telefon, Handy, E-Mail-Programm und Social Media aus- oder für eine gewisse Zeit in den Ruhemodus stellen
  • Mit Kollegen (im Homeoffice) Erreichbarkeitszeiten und (im Büro) Konzentrationssignale vereinbaren (geschlossene Tür, „Bitte nicht stören“-Türschild)
  • Einen achtsamen Umgang mit der Arbeitszeit eines jeden als Teil der Unternehmenskultur etablieren (z. B. eine Stille Stunde am Vormittag vereinbaren, Meetings auf den Nachmittag legen)

Wenn es darum geht, die eigenen Unterbrechungsstrategien aufzudecken, fallen mir folgende Tipps ein:

  • Lege Dein Handy beim Arbeiten, Essen, Lesen etc. in einen anderen Raum
  • Nimm Dein Handy nicht mit auf einen Ausflug (oder stelle es zumindest leise)
  • Lösche Social Media-Apps vom Startbildschirm
  • Lege eine maximal Nutzungsdauer für Programme (App-Timer) fest
  • Nutze einen Tag lang kein Social-Media
  • Öffne am PC immer nur ein Fenster und eine Datei
  • Übe Dich im Monotasking: Konzentriere Dich immer nur auf eine Aufgabe und wechsle anschließend erst zur nächsten
  • Arbeite mit der Pomodoro-Technik, d. h. arbeite in 25-Minuten-Abschnitten und lege dann eine bewusste Pause von 5 Minuten ein
  • Wende die 2-Minuten-Regel an und erledige kurze Aufgaben, sobald sie anfallen
  • Verfolge nur einmal am Tag die aktuellen Nachrichten (es sei denn, Dein Beruf besteht darin, mit Nachrichten zu arbeiten).

Das Gute an Unterbrechungen

Zum Abschluss möchte ich Unterbrechungen noch von ihrer Sonnenseite betrachten.

Unterbrechungen sind nicht per se zu verteufeln. Wir sind schließlich Menschen, keine Maschinen und deshalb werden sie immer Bestandteil unseres Lebens bleiben.

Grundsätzlich können Unterbrechungen auch für eine wohltuende Abwechslung vom Alltag sorgen und etwas Schönes mit sich bringen, uns erfreuen oder überraschen – besonders wenn dahinter unsere Familienmitglieder oder Freunde stehen.

Gelegenheit für Achtsamkeit

Manchmal ergibt sich gerade durch eine Unterbrechung die Gelegenheit, jemandem ein Kompliment zu machen, Hilfe anzubieten oder etwas anzusprechen, das man schon lange auf dem Herzen hat.

So können Unterbrechungen eine Chance für mehr Achtsamkeit sein: War ich im Moment der Unterbrechung abgelenkt, habe ich mit Sorge an die Zukunft oder mit Reue an die Vergangenheit gedacht?

Nicht umsonst beinhalten viele Religionen den Brauch, den Tag mehrmals zu unterbrechen, um innezuhalten und zu beten (z. B. das Angelusgebet beim Läuten der Kirchenglocken oder die 5 täglichen Gebete im Islam).

Sehen wir Unterbrechungen also nicht nur als Ballast an. Als Erinnerung an das, was uns wichtig ist, können wir sie sinnvoll nutzen.

Wenn die Unterbrechungen Dich allerdings daran hindern, das zu tun, was Dir wichtig ist, solltest Du etwas ändern.

Meine Frage an Dich: Wodurch lässt Du Dich am häufigsten unterbrechen?

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