Minimalismus im Homeoffice – einfach mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben

Minimalismus im Homeoffice – einfach mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben

Das Arbeiten von zu Hause gehört mittlerweile für viele von uns zum Alltag. Dabei stellt das digitale Arbeiten einige Herausforderungen an unsere Organisationskunst. Noch mehr als im klassischen Büro gilt es daheim, Aufgaben gut zu planen und Grenzen zu ziehen.

Zum Glück können wir auch im privaten Office von einer minimalistischen Herangehensweise profitieren. Mit Minimalismus im Homeoffice gewinnen wir mehr Raum und Zeit für die wirklich relevanten Aufgaben.

Wie Du am heimischen Schreibtisch Überflüssiges reduzieren und Dich besser auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren kannst, beschreibe ich in diesem Beitrag.

Herausforderung Homeoffice

Zugegeben, das Arbeiten im Homeoffice bringt eine Reihe von handfesten Vorteilen mit sich: Wir sparen uns Fahrzeiten und Transportkosten, können unsere Arbeitszeiten flexibler einteilen und somit besser in Einklang mit der Betreuung von Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen bringen.

Schon vor der Pandemie war der Wunsch, zumindest tageweise von zu Hause zu arbeiten, weit verbreitet. Während der Corona-Pandemie war der Wechsel ins Homeoffice für viele Unternehmen das Mittel der Wahl, um das Ansteckungsrisiko zu minimieren und dennoch notwendige Arbeitsabläufe sicherzustellen. Die dafür notwendigen Vorbereitungen beschränkten sich jedoch zumeist auf technische Fragestellungen.

Dabei erfordert das Arbeiten von zu Hause mitunter eine große Umstellung der persönlichen Arbeitsweise und einen Geisteswandel in einer bislang auf Anwesenheit ausgelegten Beschäftigungskultur.

Besonders drei Herausforderungen begegnen uns im Homeoffice:

  • Weniger Präsenz vor Ort bedeutet weniger Kontrollmöglichkeiten:
    Im Homeoffice sind wir darauf angewiesen, uns selbst zu organisieren und weitgehend selbständig zu arbeiten. Vorgesetzte müssen ihren Mitarbeitern mehr Freiheiten gewähren und einen vertrauensvollen Umgang miteinander vorleben.
  • Weniger Präsenz bedeutet weniger Austauschmöglichkeiten:
    Für das persönliche Miteinander und die Kommunikationsinseln Kaffeeautomat, Flur und Kantine muss ein Ersatz gefunden werden.
  • Weniger Präsenz bedeutet weniger Abgrenzungsmöglichkeiten:
    Wenn die physische Trennung zwischen Arbeitsplatz und Zuhause aufgehoben wird, ist jeder selbst dafür verantwortlich, die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit zu ziehen. Die neuen Freiheiten wollen sinnvoll genutzt werden.

5 Tipps für mehr Minimalismus im Homeoffice

1. Regeln festlegen

Regeln und Routinen helfen uns dabei, produktiv zu sein, dabei aber nicht auszubrennen. Der Auflösung der räumlichen und zeitlichen Begrenzung der Arbeit im Homeoffice sollte man deshalb eigene Grenzwerte entgegenhalten.

Arbeitest Du alleine, kannst Du insbesondere Deinen Arbeitsort, Deine Arbeitszeiten und die Reihenfolge der Erledigung von Aufgaben nach eigenem Ermessen festsetzen. Achte dabei darauf, die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren und Dein tägliches Arbeitspensum nicht zu überreizen.

Arbeitest Du in einem Team, solltet Ihr zumindest die Rahmenbedingungen der digitalen Arbeit gemeinsam miteinander abstimmen, v.a.

  • Zeiten der Erreichbarkeit per Telefon oder E-Mail
  • besondere Bedürfnisse (z. B. Kinderbetreuung)
  • gemeinsame Kommunikationsregeln (z. B. Regeln der Datenablage, Bündelung der Themen, Telefonanruf statt E-Mail).

2. Kommunikation fokussieren

Die Weiterführung der Kommunikation mit den Kollegen und Vorgesetzten im digitalen Raum ist wohl einer der größten Stolpersteine im Homeoffice. Jeder sollte darauf achten, in Kontakt zu bleiben – schon allein, um sich nicht zu isolieren und ein Gemeinschaftsgefühl zu erhalten oder aufzubauen.

Gemeinsame Video- und Telefonkonferenzen sind ein gutes Mittel, um inhaltlich im Team auf dem Laufenden zu bleiben. Allerdings haben Online-Konferenzen auch ihre Tücken: Sie sind zeitintensiv und anstrengend – sowohl für die Augen als auch für den Geist.

Am besten vereinbart Ihr für Konferenzen Erleichterungen für alle, z.B.

  • Beschränkung auf die für alle Teilnehmer relevanten Themen
  • kurze, fokussierte Statements
  • Erlaubnis, sich im Raum bewegen zu dürfen
  • Einhaltung des angesetzten Zeitrahmens.

Themen, die nur zwei Personen berühren, kann man besser außerhalb einer großen Konferenz bilateral klären.

Auch die noch häufigere Kommunikation per E-Mail ist nicht allein praktisch, sondern hat so manchen Haken – besonders wenn man seine Kollegen (noch) nicht gut kennt. Schriftlich so zu kommunizieren, dass keine Missverständnisse auftreten, ist schwierig. Direkte Nachfragen nicht möglich. Die Flut der E-Mails ist inzwischen zum Zeitfresser Nr. 1 im Büro geworden.

Besser, Du konzentrierst Deine Kräfte auch in diesem Kommunikationsfeld:

  • Telefoniere lieber kurz, um Fragen zu klären, anstatt mehrfach E-Mails hin- und her zu schicken
  • Entscheidest Du Dich bewusst für eine E-Mail, z.B. weil Du Dokumente versenden möchtest, halte Dich im Begleittext kurz
  • Um Doppelarbeit zu vermeiden, schickst Du Nachrichten ausschließlich an diejenigen, die für ein Projekt verantwortlich sind (verzichte auf “cc” oder “bcc”).

Mehr Tipps zum Bearbeiten von E-Mails habe ich in diesem Artikel zusammengefasst.

3. Auf das Wichtige konzentrieren

Ohne äußere Kontrolle (z.B. durch den Chef, Kollegen oder Kunden) fällt es uns mitunter schwer, diszipliniert an einer schwierigen Aufgabe zu arbeiten. Lieber lenken wir uns stundenlang mit einfachen Aufgaben ab und schieben die wichtigen Aufgaben immer weiter vor uns her.

Einer aktuellen Studie zufolge ist die Gefahr im Homeoffice besonders groß, einen großen Teil der Arbeitszeit mit Aufgaben zu verbringen, die gar nichts mit dem eigenen Projekt oder der eigentlichen Arbeit zu tun haben!

ineffizienz im Homeoffice ist besonders ärgerlich: Es kommt hier letztlich weniger als im Büro auf die Arbeitszeit an sich an, als auf die tatsächlichen Arbeitsergebnisse. Menschen, die ihre Aufgaben schnell und effektiv erledigen, können sich im Homeoffice einen Vorteil verschaffen und mehr Freizeit gewinnen.

Wie Du das schaffst? Die minimalistische Erfolgsformel fürs Homeoffice (und andere Lebensbereiche) lautet: “Fokussieren, priorisieren, reduzieren”. Das heißt:

  1. Fokussiere Dich auch die notwendigen Aufgaben
  2. Erledige diese in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit
  3. Streiche alle unnötigen Aufgaben.

Für konzentriertes Arbeiten an den wichtigen Aufgaben hat es sich bewährt, Zeitblöcke zu reservieren. 30 bis 60 Minuten am Stück an einer Aufgabe zu arbeiten, bringt Dich in Projekten ordentlich voran – egal ob Du Tabellen erstellst, Texte schreibst oder Berechnungen prüfst.

Um die Voraussetzung für fokussiertes Arbeiten zu schaffen, solltest Du währenddessen jegliche Ablenkungen vermeiden. Dazu kannst Du z.B. alle E-Mail-Signale und das Telefon ausstellen und Dir einen Wecker stellen.

Zum Thema Produktivität empfehle ich Dir auch diese 5 Methoden, mit denen Du mehr Dinge erledigst und den Beitrag des Bloggers Fabian Heimann auf Unbounded Health.

4. Regelmäßig Pausen machen und für Bewegung sorgen

Eine weitere Erkenntnis aus vielen Homeoffices: Wir bewegen und weniger als im klassischen Büro. Der Arbeitsweg, der Gang zum Besprechungsraum, zum Drucker, zur Post, zum Büro des Kollegen etc. – alles fällt zu Hause weg (ausgenommen dem Gang zum Kühlschrank).

Deshalb empfehle ich Dir, bewusst Bewegung ins Homeoffice einzubauen, z.B. durch

  • das Verwenden eines Sitzballs oder eines flexiblen Stuhls, auf dem der Rücken in Bewegung bleibt
  • Pausen zwischen Konferenzen oder Zeitblöcken. Sie kannst Du für kleine Bewegungseinheiten nutzen (z.B. zum Fenster gehen, lüften, Dich strecken, etwas trinken, …)
  • Telefonieren im Stehen oder Gehen
  • einen Spaziergang in der Mittagspause.

Regelmäßige Pausen sind ebenso wichtig wie Bewegung. Sie helfen uns, geistigen Abstand zur Arbeit zu gewinnen, auf neue Ideen zu kommen oder Lösungen für Probleme zu finden. Nimm Dir mittags Zeit, Essen zu kochen und iss nicht vor dem PC, sondern (gemeinsam mit Deiner Familie) am Esstisch.

Mein Tipp: Sorge auch in Deiner Wohnung für Ortswechsel und bleibe nicht den ganzen Tag am Schreibtisch sitzen. Um einen längeren Text zu lesen oder ein Brainstorming durchzuführen, könntest Du z.B. auf das Wohnzimmersofa oder (bei gutem Wetter) den Balkon wechseln. Die Veränderung der Umgebung wird Dir gut tun und die Kreativität anregen.

5. Feierabend einhalten

Der Arbeit im Homeoffice Grenzen zu setzen, fällt vielen von uns schwer. Beruf und Privatleben vermischen sich allzu leicht. Wenn wir abends noch eine Menge Arbeit auf dem Tisch haben, verführt und das dazu, einfach weiterzuarbeiten. Gerade jetzt, da viele Freizeitmöglichkeiten ausfallen.

Auch wenn uns die flexiblen Arbeitszeiten hier neue Freiheiten schenken, sollten wir darauf achten, dass wir sie nicht ausreizen. Besser ist es, auch im Homeoffice zeitliche und räumliche Schranken aufzubauen.

Dazu kannst Du z.B. die Arbeit pünktlich zum Abendessen beenden und nicht am Wochenende oder nachts noch E-Mails versenden. Das beugt zudem dem Problem vor, dass sich Kollegen unter Druck gesetzt fühlen, ebenfalls lange zu arbeiten.

Zum richtigen Abschluss eines Arbeitstages im Homeoffice empfehle ich Dir, eigene Rituale einzuführen. Du könntest Dir z. B. in den letzten 10 Minuten Zeit nehmen, um den nächsten Arbeitstag zu planen und Deinen Arbeitsplatz aufzuräumen.

Überlege Dir die 3 wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag. Räume Stifte und Papiere weg. Stelle Dein Diensttelefon aus und schließe Deine Bürotür ab.

Wenn Dein Schreibtisch im Wohn- oder Schlafzimmer steht, kannst Du auch einen Paravent aufstellen oder zumindest die Arbeitsunterlagen in eine Schublade legen. Die optische Distanz wird Dir helfen, in die Freizeit zu wechseln und Deinen Feierabend zu genießen.

Meine Frage an Dich: Was ist für Dich die größte Herausforderung im Homeoffice und wie gehst Du damit um?

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Dieser Beitrag hat 4 Kommentare

  1. Lu

    Hallo,
    der Artikel ist sehr informativ geschrieben und enthält viel gute Aspekte und Anregungen. Ich selbst habe zurzeit eher das Problem, mir selbst bewusst zu machen, dass es gar nicht schlimm ist, mal zwischenzeitlich etwas anderes zu machen (Wäsche ansetzen, Paket annehmen, das Bad putzen oder ähnliches), wenn beruflich gerade nichts los ist. Irgendwie meine ich immer, in einer Art “Hab-Acht-Stellung” vorm Rechner sitzen zu müssen. Und ehrlich, im Büro mache ich das logischerweise auch nicht, dort gibt es andere Ablenkungen, dienstliche wie nicht-dienstliche. Dort ist das auch akzeptiert und die Arbeitsaufgabe leidet darunter nicht. Zuhause fühlt es sich aber anders an.
    Hier muss der innere Schweinehund wohl einfach ein bisschen stärker bekämpft werden. Hauptsache ist doch, am Ende des Tages ist die Arbeitsaufgabe erledigt und nicht die Arbeitszeit am Rechner verbracht.

    1. Rebecca

      Hallo Lu!
      danke für Deinen Kommentar und dafür, dass Du Deine Erfahrungen aus dem Homeoffice hier mit uns teilst.
      Ich denke auch, dass Du kein schlechtes Gewissen haben musst, wenn Du zu Hause zwischendurch kleinere Arbeiten im Haushalt erledigst. (Bewegungs-)Pausen mit etwas Abwechslung sind zwischen konzentrierten Arbeitsphasen auch von Vorteil. Anschließend sieht man so manches “sitzende” Problem aus einer ganz anderen Perspektive.
      Hinsichtlich des Arbeitsergebnisses gebe ich Dir recht – und das ist vielleicht der größte Vorteil am Homeoffice: Anstatt eine bestimmte Zeit täglich im Büro anwesend sein zu müssen, kannst Du Dich hier auf das konzentrieren, was gemacht werden muss.
      Herzliche Grüße
      Rebecca

  2. Chris

    Hi Rebecca,

    ich finde deine Artikel immer sehr schön. Ich mag persönlich die Themen der Persönlichkeitsentwicklung.
    Meine Methode sieht vor, den Arbeitstages im 30min Takt exakt zu planen und das aufzuschreiben. Also auch meine Pausen. So halte ich mich persönlich am Besten daran. Allerdings sind Puffer echt wichtig.
    Ich wünsche dir weiter alles Gute und viel Erfolg! 🙂

    Viele Grüße
    Chris

    1. Rebecca

      Hi Chris,
      lieben Dank für Dein Kompliment! Darüber freue ich mich sehr 😉
      Deine Planungsmethode finde ich auch interessant. Je genauer man weiß, was man erledigen möchte, desto leichter fällt es, an die Arbeit zu gehen. Der 30-Minuten-Rhythmus hilft dabei, sich mehrmals am Tag zu fokussieren.
      Auch Dir und Deinem Blog weiterhin ganz viel Erfolg und alles Gute!
      Bis bald,
      Rebecca

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