Es gibt Tage, da läuft alles wie von alleine. Wir erledigen eine Aufgabe nach der anderen, schreiten von Mikroerfolg zu Mikroerfolg und am Ende des Tages ist unser Schreibtisch leer.
Worin liegt das Geheimnis von Produktivität? In diesem Beitrag verrate ich Dir 5 einfache Methoden, mit denen Du jeden Tag mehr Dinge erledigen kannst – sowohl im Homeoffice als auch im Büro.
5 Methoden, mit denen Du mehr Dinge erledigen wirst:
1. Erledige die schwierigste Aufgaben zuerst
Wie Du einen Arbeitstag beginnst, ist entscheidend für Deine weitere Produktivität.
Fängst Du in den ersten Minuten damit an, E-Mails zu lesen, Social Media zu öffnen und die neuesten Schlagzeilen zu konsumieren, begibst Du Dich direkt auf den Pfad der Prokrastination.
Die Zeit fliegt an Dir vorbei, Du verlierst allzu leicht den Blick für das Wichtige, reagierst nur noch und kommst nicht zu den Aufgaben, die Du Dir vorgenommen hattest.
Um mehr Dinger erledigen zu können, solltest Du deshalb schon morgens aufpassen, wie Du Deinen (Arbeits-)Tag beginnst.
Am besten startest Du den Tag mit Deiner wichtigsten Aufgabe.
Frage Dich: Wenn ich heute nur eine Sache erledigen könnte, was würde ich tun?
Höchstwahrscheinlich handelt es sich bei Deiner wichtigsten Aufgabe um etwas Schwieriges, das mit Unsicherheit verbunden ist und das Du schon länger vor Dir herschiebst.
Deine wichtigste Aufgabe ist aber gleichzeitig auch diejenige, die Dich näher an Deine Ziele führt.
Und auch wenn Du es zunächst nicht für möglich hältst – für sie wirst Du Zeit finden.
„There is never enough time to do everything, but there is always enough time to do the most important thing.”
„Es ist nie genug Zeit, um alles zu erledigen, aber es ist immer genug Zeit, um das allerwichtigste zu tun.“
Brian Tracy
Der Morgen ist übrigens die beste Zeit, um Deine wichtigste Aufgabe zu erledigen, denn
- Du hast jetzt am meisten Zeit
- Du schiebst die Aufgabe nicht den ganzen Tag vor Dir her und
- der Erfolg der abgeschlossenen Aufgabe gibt Dir einen Energieschub.
Wenn Du morgens schon die schwierigste Aufgabe erledigt hast, baust Du Momentum auf. Wie bei einem Flugzeug, das einmal Flughöhe erreicht hat, gleitest Du anschließend fast mühelos von Aufgabe zu Aufgabe.
Mein Tipp: Überlege Dir schon am Vorabend, welche Aufgabe Du am nächsten Tag als erstes erledigen wirst.
2. Wende die 2-Minuten-Regel an
Eine weitere Methode, mit der Du um bestimmt mehr Dinge erledigen wirst, ist die 2-Minuten Regel.
Die 2-Minuten-Regel besagt, dass Du die Dinge, die nur 2 Minuten oder weniger Zeit in Anspruch nehmen, sofort erledigen solltest (nachdem Du die wichtigste Aufgabe des Tages erledigt hast).
Es handelt sich um eine einfache Faustregel, die Dir hilft, den täglichen Kleinkram in Schach zu halten. Probiere es einfach aus, das Ergebnis wird Dich überraschen.
Ich wende die 2-Minuten-Regel zum Beispiel an, um meine Wohnung in Ordnung zu halten:
- Jacken und Schuhe räume ich beim Nachhausekommen direkt an ihren Platz
- Teller und Gläser bringe ich nach dem Essen in die Küche zurück
- Kissen, Decken, Bücher usw. im Wohnzimmer ordne ich beim Aufstehen vom Sofa.
Die 2-Minuten-Regel lässt sich auch auf viele Büroarbeiten anwenden. Du kannst z.B.
- die Post sortieren, sobald sie eintrifft
- kurze Anfragen sofort beantworten
- Einladungen gleich zu- oder absagen
- Papiere abheften oder entsorgen, nachdem eine Aufgabe erledigt ist.
Auch (etwas längere) Wartezeiten eignen sich gut für kleine Erledigungen innerhalb von Sekunden:
- Während das Essen im Ofen ist, räume ich die Küchenarbeitsfläche auf und decke den Tisch
- Warte ich auf einen Anruf, räume ich in der Zwischenzeit etwas in der Wohnung auf
- Wartezeiten beim Arzt nutze ich, um ein paar Seiten zu lesen.
3. Schreibe Dir Listen
Ob tägliche To-Do-Liste, Einkaufsliste oder Bucket-List: Listen sind das beste Werkzeug, um Aufgaben strukturiert abzuarbeiten.
Dein Geist ist dazu da, Ideen zu haben, nicht um sie festzuhalten. Listen dienen entsprechend dazu, Dein Gedächtnis von allen kleinen und großen Gedanken zu entlasten.
„Your mind is for having ideas, not for holding them.“
David Allen
Die Dinge, die Dir immer wieder durch den Kopf schwirren, hältst Du am besten einfach auf Papier fest.
Mit einer Liste hast Du alle Aufgaben, die Du erledigen möchtest, zu jeder Zeit im Blick. Du brauchst keine Angst zu haben, jemals wieder etwas zu vergessen.
Anhand von Listen kannst Du Aufgaben auch nach ihrer Wichtigkeit sortieren. Überlege Dir in Ruhe, wann und wie Du was erledigen wirst.
Je strukturierter Du anschließend an Deine Aufgaben herangehst, umso mehr Dinge wirst Du erledigen können.
Mein Tipp: Nimm Dir nicht zu viel für einen Tag vor.
4. Arbeite in Zeitblöcken
Für längeres, konzentriertes Arbeiten eignen sich Zeitblöcke, die Du für bestimmte Aufgaben reservierst.
Ein Zeitblock kann z.B. 25, 45 Minuten oder 60 Minuten lang sein – je nachdem wie lange Du Dich am Stück konzentrieren kannst.
Das fokussierte Arbeiten in Zeiteinheiten nennt man auch Timeboxing.
Größere Aufgaben erledigst Du, indem Du sie in mehrere Zeitblöcke aufteilst. Kurze ähnliche Aufgaben (z. B. E-Mails beantworten, Telefonate führen, Dokumentenablage) lassen sich gut in einem Zeitblock zusammenfassen.
Stell Dir einfach einen Wecker und vergiss nicht, zwischen den Zeitblöcken Pausen einzulegen.
Das Arbeiten in Zeitblöcken hat einen großen Vorteil: Wenn Du die Zeit für Aufgaben begrenzt, wirst Du sie wahrscheinlich auch in dieser Zeit beenden. Nach dem Parkinsonschen Gesetz tendiert eine Aufgabe nämlich dazu, sich auszudehnen, je nachdem wie viel Zeit wir ihr zuweisen.
Falls Dir eine Aufgabe extrem schwer fällt, ist Zeitblocken ebenfalls eine gute Strategie: Stelle einen Wecker auf 15 Minuten. Wenn Du weißt, dass Du „nur“ 15 Minuten mit einer unangenehmen Aufgabe verbringen musst, ist die Motivation, damit anzufangen größer als ohne zeitliche Beschränkung.
Meist fällt uns nur das Anfangen schwer. Die Lust, mit einer Sache weiterzumachen kommt, sobald wir einmal begonnen haben.
Extra-Tipp: Möchtest Du ein Buch schreiben, einen Blog aufbauen oder eine Abschlussarbeit schreiben? Dann probiere, tägliche Schreibzeiten festzulegen. Du verpflichtest Dich, zu dieser Zeit an Deinem Ziel zu arbeiten, egal was passiert. Währenddessen kannst Du recherchieren, schreiben, editieren usw. – aber alles, was Du in dem Zeitfenster tust, dient Deinem Ziel (funktioniert auch bei anderen Zielen).
5. Konzentriere Dich immer nur auf eine Aufgabe
Die letzte einfache (aber nicht immer leichte) Methode, die ich Dir vorstellen möchte, damit Du mehr Dinge erledigen kannst: Widme Dich immer nur einer Aufgabe gleichzeitig. Eins nach dem anderen.
Je besser Du Dich auf eine Aufgabe konzentrieren kannst, desto mehr kannst Du in derselben Zeit erledigen, Deine Arbeitsergebnisse werden besser und beinhalten weniger Fehler.
Wenn Du Dich ganz und gar auf eine Sache fokussierst, hast Du Gelegenheit in den Flow zu kommen. In diesem Geisteszustand scheint alles wie von selbst zu gehen. Scheinbar mühelos erledigst Du Deine Arbeit und vergisst dabei die Zeit.
Die Konzentration auf eine einzige Aufgabe ist auch das beste Mittel gegen Stress. Stress tritt in der Regel auf, wenn wir mehrere Dinge auf einmal erledigen wollen. Multitasking solltest Du jedoch vermeiden.
Beim Multitasking springst Du nur mit Deiner Aufmerksamkeit zwischen Aufgaben hin und her. Es ist nicht möglich gleichzeitig konzentriert an verschiedenen Aufgaben zu arbeiten. Letztlich arbeitest Du so weniger effizient als beim Monotasking.
Auch wenn Multitasking verführerisch ist: mit Montasking wirst Du mehr Dinge erledigen.
Weitere Tipps, um Dich besser zu konzentrieren:
- Minimiere Ablenkungen und Unterbrechungen (Melde Dich bei Kollegen / Deiner Familie für die nächste Stunde ab, schließe die Büro- oder Zimmertür, stelle Telefon und Smartphone stumm und schalte Störgeräusche – Radio, Fernseher – aus)
- Räume alles vom Schreibtisch, was Du nicht für die aktuelle Aufgabe brauchst
- Schaffe Dir eine gute Arbeitsatmosphäre (z. B. mit ausreichend Licht, einem bequemen Stuhl, motivierenden Bildern und einem Getränk).
Lies zu diesem Thema auch: 11 Ideen, wie Du Dich ab jetzt besser konzentrieren kannst
Auf einen Blick
Ich hoffe, die 5 genannten Methoden helfen Dir, Deine Zeit gut zu nutzen.
Hier folgt zur Erinnerung eine Zusammenfassung der 5 Methoden, mit denen Du mehr Dinge erledigen wirst:
- Erledige die schwierigste Aufgaben zuerst
- Wende die 2-Minuten-Regel an
- Schreibe Dir Listen
- Arbeite in Zeitblöcken
- Konzentriere Dich immer nur auf eine Aufgabe
Wie schaffst Du es, die Dinge, die Du Dir vorgenommen hast, zu erledigen?
Ich freue mich auf Deinen Kommentar!
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„Wer nicht weiß, welchem Hafen er zusteuern soll,
Seneca
für den gibt es keinen günstigen Fahrtwind.“
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