Das Timeboxing-Experiment – Wie erfolgreich ist die Zeitmanagement-Technik?

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Wie kann ich meine Zeit effizient nutzen und dafür sorgen, dass sich Aufgaben nicht endlos ausdehnen?

„Timeboxing“ ist eine Technik des Zeitmanagements, die genau das verspricht: Dinge ganz einfach ohne Ablenkung und ohne Aufschieben erledigen.

Auf das Timeboxing gestoßen bin ich durch die Arbeit von Nir Eyal. Eyal hat ein Buch über Aufmerksamkeitskontrolle („Die Kunst, sich nicht ablenken zu lassen*) geschrieben. Er ist überzeugt davon, dass das Timeboxing die „wahrscheinlich effizienteste Zeitmanagement-Technik ever“ ist. In der Kurzversion erklärt Eyal die Technik auf seinem Blog.

Da ich mich auch leicht für Methoden des Zeitmanagements begeistern kann (bzw. mir oft mehr vornehme als ich am Ende des Tages schaffe), habe ich die Timeboxing-Methode eine Weile lang selbst ausprobiert.

Wie Timeboxing funktioniert, was ich bei meinem Experiment gelernt habe und ob es sich auch für Dich lohnt, die Timeboxing-Technik anzuwenden, erfährst Du in diesem Artikel.

Das Gesetz der Zeit

Wenn es um effektives Zeitmanagement geht, werden viele Methoden als wirkungsvoll angepriesen: To-Do-Listen und Not-To-Do-Listen, das Eat-the-Frog-Prinzip, Wochenplaner, die Pomodoro-Technik, die 80/20-Regel, die 2-Minuten-Regel und viele weitere Ansätze versprechen weniger Prokrastination und mehr Ergebnisse.

Im Prinzip geht es bei all diesen Techniken stets darum, die anstehenden Aufgaben zu priorisieren und dann gezielt die wichtigsten zu erledigen.

Die Timeboxing-Methode sieht konkret folgendes Vorgehen vor:

Man legt für eine Aufgabe einen bestimmten Zeitrahmen für ihre Erledigung fest. Innerhalb dieser „Timebox“ arbeitet man allein und ausschließlich an dieser Aufgabe. Wenn die Zeit abgelaufen ist, hört man auf zu arbeiten.

Im Prinzip ist Timeboxing das Einplanen von festen Zeitblöcken für bestimmte Aufgaben.

Erfolgreiche Menschen wie Elon Musk und Bill Gates schwören angeblich auf das Timeboxing. Die Anhänger der Technik verweisen im Zusammenhang mit dem Erfolg von Timeboxing regelmäßig auf das Parkinsonschen Gesetz.

Der Erfahrung des britischen Historikers Parkinson zufolge, beansprucht eine Aufgabe nämlich immer genauso viel Zeit, wie wir ihr einräumen – unabhängig von ihrer Komplexität. Demnach tendiert eine Aufgabe dazu, sich auszudehnen, je mehr Zeit wir ihr zuweisen.

Vielleicht hast Du das Phänomen auch schon bei Dir beobachtet: Eine Seminararbeit stellst Du gerade noch rechtzeitig am letzten Tag (oder in den letzten Stunden) vor Abgabefrist fertig. Selbst dann, wenn Du monatelang dafür Zeit hattest. Genauso verhält es sich in der Regel mit Fristen der öffentlichen Verwaltung oder Deadlines in Unternehmen. Auf den letzten Drücker wird doch noch alles fertig.

Der Gedanke liegt also nahe: Warum dieses Gesetz der Zeit nicht zum eigenen Vorteil nutzen und die Fristen im persönlichen Zeitmanagement verkürzen? Wenn Du die Zeit für Aufgaben mittels Timeboxing begrenzt, sollten sie dem Parkinsonschen Gesetz zufolge auch in dieser Zeit beendet werden können.

Mein Timeboxing-Experiment

Ich starte mein Timeboxing-Experiment, indem ich eine Zeit festlege, bis zu der ich eine bestimmte Aufgabe erledigt haben möchte. Da gerade kurz nach 16 Uhr ist, nehme ich mir vor, von jetzt bis 16:30 Uhr meine E-Mails zu bearbeiten.

Der Start läuft gut; ich bin motiviert, schneller als gewöhnlich zu arbeiten. Am Anfang schaue ich zwischendurch oft auf die Uhr. Einen Wecker habe ich mir nicht gestellt. Irgendwann beim Beantworten der E-Mails vergesse ich dann aber doch die Zeit. Am Ende hänge ich länger im E-Mail-Programm als ich mir vorgenommen habe.

Beim nächsten Mal gehe ich etwas besser vorbereitet ans Timeboxing. Ich lege mir einen Wecker zurecht und arbeite in Zeitboxen von 15 Minuten. Für diese vergleichsweise kurzen Zeitboxen habe ich mir eine etwas größere Aufgabe in mehrere kleinere Aufgaben aufgeteilt. Dazwischen lege ich jeweils fünf Minuten Pause ein.

Schon bald merke ich:Meine Motivation, kleine Aufgaben anzufangen und sie innerhalb der selbstgesetzten Frist durchzuziehen, ist deutlich größer als bei Mammutaufgaben. Die können mich manchmal überfordern und davon abschrecken überhaupt anzufangen. Als der Wecker nach der ersten Timebox klingelt, lautet mein erster Gedanke: „Die Zeit ging aber schnell um.“ Am liebsten würde ich jetzt direkt weitermachen und keine Pause einlegen. Aber Plan ist Plan.

Nach fünf Minuten Bewegungspause sitze ich wieder am Laptop für meine zweite Timebox. Diesmal treffe ich die vorgegebene Zeit ziemlich genau. Als der Wecker klingelt, bin ich gerade fertig damit, einen Textabschnitt für einen neuen Gastartikel zu überarbeiten. Ich habe den Eindruck, dass ich mit der Timeboxing-Methode gut vorankomme.

Auch bei der dritten Arbeitseinheit vergeht die Zeit für mich wieder wie im Flug. Sobald ich den Wecker scharf schalte, beginne ich ohne zu zögern zu schreiben und bleibe konzentriert am Ball. Als die Zeit abgelaufen ist, bin ich zwar wieder nicht ganz fertig geworden, doch ich beende meine aktuelle Aufgabe noch innerhalb weniger Minuten.

Am folgenden Tag fühle ich mich schon fortgeschritten. Ich stelle mir keinen Wecker mehr, sondern nehme mir wieder vor, bis zu einer bestimmten Uhrzeit etwas erledigt zu haben. Die Aufgabe dauert erneut länger als geplant. Da ich währenddessen in einen Flow geraten bin, stelle ich die Aufgabe aber mit links fertig.

Die Zeit im Nacken

Nach ein paar Tagen Pause möchte ich es noch einmal ganz genau wissen: Wie groß ist das Potential von Timeboxing?

Ich stelle mir wieder meinen Wecker. Diesmal sind es 20 Minuten, die ich mir genommen habe, um einen neuen Blogartikel zu entwerfen. Das ist ehrgeizig für mich. Auf Los geht’s direkt los. Ich formuliere die Überschrift, eine Einleitung und die ersten wesentlichen Gedanken dieses Artikels.

Anders als sonst formuliere ich keine Stichpunkte oder eine Gliederung vor, sondern schreibe, nur mit einer vagen Vorstellung des fertigen Artikels im Kopf, meine Gedanken in ganzen Sätzen auf. Wieder habe ich dabei das Gefühl, schnell voranzukommen. Sogar viel schneller als sonst. Mit der ablaufenden Zeit im Nacken fließen die Ideen nur so aus mir heraus und ich formuliere recht frei, wonach mir gerade ist.

Nur eine Sache fällt mir auf: Während die Uhr tickt, nehme ich mir keine Zeit zum Recherchieren. Lieber möchte ich in kurzer Zeit mehr Worte tippen. Das Nachschlagen und Präzisieren schiebe ich auf eine spätere Timebox.

Als der Wecker schließlich klingelt habe ich bereits 350 Wörter geschrieben. Das kommt mir viel vor, wobei mir der Vergleich zum Schreiben ohne Zeitdruck fehlt. Zufrieden mit dem Ergebnis lege ich fünf Minuten Pause ein. Außerdem notiere ich mir meine Gedanken während des Timeboxings.

In der zweiten Timebox des Tages starte ich dann wieder wie ein Sprinter in meinen Text. Alle Gedanken, die ich mir im Vorfeld gemacht hatte, schreibe ich jetzt auf. Das Wissen um die verstreichende Frist im Hintergrund spornt mich an, schneller als sonst zu schreiben. Am Ende warte ich sogar auf das Klingeln des Weckers, weil ich schon fertig bin.

Das Paradox der Zeit

Was ist also dran am Timeboxing-Hype? Ist es nur ein Darstellungstrick oder tatsächlich das Geheimnis produktiver Menschen?

Dass man Zeit an sich nicht sparen kann, ist klar. Und ob man rückblickend mit einer kürzeren Frist mehr Zeit für andere Dinge gehabt hätte, ist wohl eher eine philosophische Frage.

Wichtig ist doch: Hilft Timeboxing dabei, konzentriert und gezielt an einer Aufgabe zu arbeiten? Diese Frage würde ich nach meinem kleinen Alltagsexperiment mit Ja beantworten. Zu jeder Zeitbox habe ich an einer einzigen, vorher definierten Aufgabe gearbeitet. Durch das Wissen, dass im Hintergrund eine Uhr läuft, habe ich mich auch mehr als sonst fokussiert.

Vielleicht ist das der eigentliche Clou des Timeboxings: Dass wir uns vollkommen auf eine Aufgabe konzentrieren und uns nicht (so oft wie sonst) ablenken lassen bzw. selber manipulieren.

Es klingt vielleicht simpel, doch die Fähigkeit, sich über einen längeren Zeitraum zu konzentrieren, ist heute eine Superkraft.

Newsticker, Social Media, minütlich einlaufende E-Mails und Statusmeldungen machen es schwieriger denn je, sich länger als fünf Minuten auf ein und dasselbe Thema zu konzentrieren. Egal ob zu Hause oder bei der Arbeit. Selbst einen Blogartikel von Anfang bis Ende durchzulesen, ist eine Leistung.

Doch um etwas Bedeutendes zu schaffen, braucht es nunmal Zeit. Und für wahre Meisterschaft muss man lange, lange üben.

Unser atemloses Verhältnis zur Zeit steht dem oft im Wege.

Empfehle ich Timeboxing?

Das vorläufige Fazit meines kleinen Timeboxing-Experiments lautet:

Die Timeboxing-Methode lässt sich einfach in den Arbeitsalltag integrieren. Sie eignet sich sowohl für kleine als auch für große Aufgaben. Sie bringt Dich dazu, für eine gewisse Zeit konzentriert an einer einzigen Sache zu arbeiten und Ablenkungen auszublenden.

Wer sich zusätzlich einen Wecker stellt, spürt eine gewisse Eile beim Erledigen der Aufgabe. Das führt einerseits dazu, dass man tatsächlich schneller und ergebnisorientiert arbeitet. Andererseits kann es sein, dass man aus einem produktiven Flow-Zustand herausgerissen wird, sobald der Wecker klingelt.

Welcher zeitliche Rahmen letztlich realistisch ist, muss jeder für sich durch Ausprobieren herausfinden. Anders als das Parkinsonsche Gesetz vermuten lässt, ist es in meinen Augen nämlich durchaus möglich, die Zeit für die Erledigung einer Aufgabe als zu knapp zu kalkulieren.

Erstaunlicherweise gibt es auch dafür ein Gesetz: Das „Hofstadtersche Gesetz“ besagt, dass „jede Aufgabe, die man in Angriff nimmt, länger dauert als erwartet, selbst wenn man die Tatsache berücksichtigt, dass es länger dauert als erwartet.“ Wie sich das mit dem Parkinsonschen Gesetz vereinbaren lässt, müssten Physiker einmal beantworten.

Ich persönlich habe mir jedenfalls vorgenommen, das Timeboxing weiter anzuwenden. Besonders dann, wenn die Zeit knapp ist oder ich einen zusätzlichen Motivationsschub gebrauchen kann, ist sie für mich ein geeignetes Zeitmanagement-Werkzeug.

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Dieser Beitrag hat 4 Kommentare

  1. Karl

    Liebe Rebecca,
    TimeBoxing ist für mich eine der besten Formen, seinen Fokus auf eine bestimmte Arbeit zu lenken. Und seien wir ehrlich, dies ist die Methode, die uns unsere gesamte Kindheit und Jugend begleitet hat, mit der wir wie selbstverständlich aufgewachsen sind und die wir alle intuitiv verinnerlicht haben.
    Auch wenn es damals hieß 8.00 Uhr bis 8.45 Uhr Fokus auf Mathe, 8.50 Uhr bis 9.35 Uhr Fokus auf Geschichte 9.35 Uhr bis 9.50 Uhr Pause und 9.55 Uhr bis 10.40 Uhr Fokus auf Englisch, so lässt sich „Mathe“ problemlos durch „E-Mail-Beantwortung“ oder „Geschichte“ durch „Buchführung“ ersetzen. Und auch wenn die Schulzeit schon ein paar Jahre zurückliegt, gelingt der (Wieder-)Einstieg ins Timeboxing mit den Zeitfenstern des Schulunterrichts spielerisch und wie selbstverständlich. Und die Freude darüber, die Pausenglocke zu hören, ist doch schön wie eh und je… 🙂
    Viele Grüße
    Karl

    1. Rebecca

      Lieber Karl,
      danke für Deinen Kommentar und diese bodenständige Perspektive auf das Thema. So gesehen habe wir ja tatsächlich alles schon unsere (guten wir schlechten) Erfahrungen mit dem Timeboxing gemacht. Nur dass wir jetzt selbst für das Festlegen von Zielen und der Zeit, die wir ihrer Verfolgung widmen wollen, verantwortlich sind. Jedenfalls hast Du recht: Auch als Erwachsene lassen sich die Pausenzeiten noch gut feiern 🙂
      Viele Grüße
      Rebecca

  2. Queen All

    Ich glaube, in meinem Kopf wohnt ein trotziges Gewohnheitstier, das sich unbewusst gegen solche Herangehensweisen sperrt. Das hat allerdings zur Folge, dass ich mich oft frage, wo denn die ganze Zeit schon wieder abgeblieben ist. Andererseits lasse ich mich auch unglaublich leicht ablenken – oh schau, ein Eichhörnchen – äh, wo war ich doch gleich? Vielleicht sollte ich das mit dem Timeboxing echt mal ausprobieren!

    1. Rebecca

      Liebe Vanessa,
      man muss auch nicht jede Minute seines Lebens optimieren. Wäre viel zu anstrengend. Und manchmal ist es doch ganz schön, sich ablenken zu lassen 🙂
      Viele Grüße
      Rebecca

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