10 Tipps, wie Du Deine E-Mails vereinfachen kannst

Egal ob beruflich oder privat: Immer häufiger landen immer mehr E-Mails in unseren Posteingängen. Über 300 Milliarden E-Mails werden jeden Tag verschickt und empfangen, Tendenz steigend.

Natürlich sind E-Mail-Nachrichten ungemein praktisch; Informationen lassen sich schnell, günstig und ortsunabhängig austauschen. Doch wie in anderen Bereichen des Lebens auch, kann Zuviel zu viel des Guten sein.

Falls Du auch das Gefühl hast, den Nachrichtenberg in Deinem Postfach nur noch zu verwalten, lohnt es sich zu überlegen, wie Du Deine E-Mails vereinfachen kannst.

In diesem Artikel stelle ich Dir 10 einfach umzusetzende Tipps vor, mit denen Du ab sofort wieder der Chef Deiner Inbox wirst.

10 Tipps, wie Du Deine E-Mails vereinfachen kannst

1. Die Zeit für E-Mails begrenzen

Es gibt eine Grenze, ab der das regelmäßige Abrufen von E-Mails mehr Nachteile als Nutzen bringt. Spätestens, wenn Du alle 5 Minuten Dein Postfach kontrollierst oder Dich damit selbst von konzentrierter Arbeit unterbrichst, nutzt Du E-Mails nicht mehr zu Deinem Vorteil.

Wie oft Du Deinen beruflichen Posteingang prüfst, hängt von Deiner Arbeit bzw. Deinen Kunden ab. Wenn Dein Job nicht darin besteht, umgehend auf eintreffende Nachrichten zu reagieren, lässt sich die Anzahl der E-Mail-Abrufe gut begrenzen, zum Beispiel auf dreimal am Tag.

Großer Pluspunkt: In der Zwischenzeit wirst Du mehr Zeit für andere Aufgaben haben.

2. E-Mail-Benachrichtigungen ausstellen

Alle Formen von Signaltönen haben es an sich, dass sie uns aus dem herausreißen, was wir gerade tun. Im Zweifel unterbrechen sie uns beim konzentrierten Lösen einer Aufgabe oder sorgen dafür, dass wir den Faden in einem Gespräch oder bei einem wichtigen Gedanken verlieren.

Um die ständige Unterbrechung durch eintrudelnde E-Mail-Nachrichten zu unterbinden, solltest Du konsequent alle E-Mail-Benachrichtigungen ausstellen, sowohl die optischen als auch die akustischen.

Du kannst auch vom automatisierten Empfangen zum manuellen Abrufen von E-Mails wechseln. Schließlich soll die Technik das machen, was Du möchtest, wann Du es möchtest, und nicht umgekehrt.

3. E-Mail-Apps vom Handy löschen

In der Regel reicht es aus, private E-Mails ein- oder zweimal am Tag zu überprüfen. Deshalb kann es für Dich von Vorteil sein, die E-Mail-App vom privaten Handy zu löschen.

Nimm Dir lieber bewusst Zeit, Deine Mails am PC zu lesen. Mit der PC-Tastatur lassen sie sich auch viel leichter beantworten.

Und keine Sorge: Alles, was wirklich eilig ist, wirst Du garantiert auch persönlich oder durch einen Anruf erfahren.

4. E-Mails systematisch bearbeiten

Wenn alle Deine E-Mails – gelesene und ungelesene, bearbeitete und unbearbeitete – zusammen im Posteingang liegen, fällt es schwer, die Übersicht zu behalten. Deshalb kannst Du E-Mails vereinfachen, indem Du ein System von Regeln einführst, nach dem Du alle Deine E-Mails bearbeitest und anschließend aus dem Posteingang entfernst.

Schon bearbeitete E-Mails, die Du aufheben möchtest, verschiebst Du am besten in eigens angelegte Unterordner. Die Ordnerstruktur passt Du ganz auf Deine individuellen Bedürfnisse an. In Gegensatz zu gemeinsamen Dateiablage-Systemen ist für Deine Inbox nur wichtig, dass Du Dich darin zurechtfindest.

Im Prinzip reichen schon 3 Hauptordner aus:

• „Zu lesen“ für E-Mails, die Du zu einem anderen Zeitpunkt liest, z. B. Newsletter und andere nicht eilige, lange Texte
• „Archiv“ für alle bearbeiteten E-Mails, die Du aufheben musst oder möchtest
• E-Mails, auf die Du noch antwortest oder die eine andere Aufgabe mit sich bringen, kannst Du entweder im Posteingang liegen lassen oder in einen separaten Ordner „Zu bearbeiten“ verschieben.

Alle E-Mails, die nicht in eine dieser Kategorien fallen, können gelöscht werden.

Nach Belieben kannst Du weitere Unterordner anlegen und Deine E-Mails z. B. nach Themen sortieren. Eine effektive Alternative: Informationen einfach mit Hilfe der Suchfunktion wiederfinden.

Um den Überblick über alle offene Aufgaben oder noch erwartete Rückmeldungen zu behalten, eignet sich ein separates System der Erinnerung. So kannst Du etwa Aufgaben aus E-Mails auf eine To-Do-Liste übertragen oder Termine im Kalender notieren.

5. Die 2-Minuten-Regel anwenden

Die Zahl der gelesenen E-Mails, die noch mit einer Aufgabe verbunden sind, solltest Du generell so klein wie möglich halten. Einer der besten Produktivitätstipps dafür ist die Anwendung der 2-Minuten-Regel. Weil sie so praktisch und vielfältig ist, habe ich sie in diesem Artikel schon einmal beschrieben und für verschiedene Situation vorgestellt.

Die 2-Minuten-Regel besagt, dass Du alle Aufgaben, die 2 Minuten oder weniger Zeit in Anspruch nehmen, am besten sofort erledigst. Denn würdest Du sie zurückstellen und Dich erst zu einem späteren Zeitpunkt um sie kümmern, dauert die Bearbeitung insgesamt erfahrungsgemäß länger als 2 Minuten.

Übertragen auf das Thema E-Mails vereinfachen heißt das: Direkt nach dem Lesen einer E-Mail wägst Du ab, was mit ihr zu tun ist und wie lange diese Erledigung dauern würde.

Kannst Du eine E-Mail umgehend bearbeiten, bearbeitest Du sie auch umgehend (und markierst sie nicht wieder als ungelesen).

Typischerweise kannst Du folgende Typen von E-Mails sofort bearbeiten:

• Anfragen beantworten, auf die Du die Antwort schon kennst
• Einladungen zu- oder absagen
• Dokumente ausdrucken oder abspeichern
• Informationen weitergeben und E-Mail löschen.

6. E-Mails strategisch nutzen

E-Mails bieten eine Reihe von Vorteilen. Wenn Du Dir diese bewusst machst, kannst Du E-Mails strategisch immer (nur) dann einsetzen, wenn sie Dein Anliegen auch unterstützen.

Der große Nutzen von E-Mails liegt darin, dass der Absender mit ihnen Informationen (z. B. Texte, Bilder, Videos, Links) schnell, orts- und zeitunabhängig an unbegrenzt viele Adressaten versenden kann. Der Adressat kann die E-Mail wiederum orts- und zeitunabhängig vom Versender empfangen, Daten ohne Suche herunterladen und sich die Inhalte (z. B. ein Angebot) in Ruhe anschauen und überdenken.

Überlege Dir deshalb bevor Du kommunizierst, ob eine auch E-Mail die beste Wahl für Dein Anliegen ist.

Entscheidest Du Dich bewusst für den Versand einer E-Mail, solltest Du wiederum die daran geknüpften Erwartungen erfüllen und damit auch für den Empfänger E-Mails vereinfachen:

• Fasse Dich kurz.
• Mach es dem Empfänger so leicht wie möglich, die Informationen zu erfassen (z. B. mit Hilfe von geordneten Absätzen und einer Erklärung, worum es sich bei Anhängen handelt).
• Antworte schnell. Gib z. B. Kunden kurzfristig Rückmeldung, dass ihre Mail eingegangen ist und informiere darüber, wann mit einer ausführlichen Antwort zu rechnen sein wird.
• Führe auf keinen Fall eine inhaltlich breite Diskussion durch das Hin- und Hersenden von E-Mails. Dazu eignen sich Meetings besser. Im Ausnahmefall ergänzt Du komplexe Inhalte per E-Mail durch eine Erklärung am Telefon.

7. Die goldene E-Mail-Regel beherzigen

Dein Beitrag dazu, dass wir nicht im E-Mail-Meer ertrinken: Schreibe E-Mails nur an die Personen, die Dein Anliegen betrifft.

Wenn Du beruflich z. B. Zwischenergebnisse eines Projektes nur mit den Personen per E-Mail austauscht, die ebenfalls daran arbeiten, entlastest Du den Rest des Teams vom Lesen überflüssiger Informationen bzw. von der Frage, ob eine E-Mail Relevanz für sie hat oder nicht. Ein solches Vorgehen kannst Du übrigens gut gleich am Anfang eines Projekts vorschlagen oder mit Deinem Vorgesetzten absprechen.

Positiver Nebeneffekt der goldenen E-Mail-Regel: An je weniger Menschen Du E-Mails versendest, desto weniger Mails bekommst Du zurück.

8. Aus Newslettern austragen

Super schnell lassen sich Deine E-Mails vereinfachen, indem Du die Anzahl der täglich eingehenden Mails reduzierst. Melde Dich dafür von Newslettern ab, für die Du Dich leichtfertig angemeldet hast bzw. die Du nicht mehr liest.

9. Die Fallstricke von E-Mails bedenken

Was leider viele E-Mail-Nutzer nicht beachten: Im Unterschied zum persönlichen Gespräch oder einem Anruf gehen in einer E-Mail wesentliche Teile der Kommunikation verloren, vor allem Tonfall, Lachen, Gestik und Mimik des Gegenübers.

Deshalb wird z. B. Ironie in E-Mails selten verstanden – selbst wenn man den Absender gut kennt. Außerdem werden selbst neutrale Informationen in E-Mails rasch negativ interpretiert.

Verzichte deshalb auf Ironie und formuliere E-Mails grundsätzlich freundlich und höflich, um Missverständnissen vorzubeugen.

Übe auch auf keinen Fall Kritik per E-Mail! Kritik kommt per E-Mail immer viel kritischer beim Gegenüber an, als sie gemeint war. Außerdem kann sie leicht durch Klick auf „Weiterleiten“ ungewollte Adressaten erreichen.

10. Alternativen zu E-Mails nutzen

Wie lassen sich noch E-Mails vereinfachen? Indem Du weniger E-Mails schreibst!

Grundsätzlich solltest Du immer prüfen, über welchen Kommunikationskanal Du Deine Botschaft am besten, d. h. so verständlich wie möglich, versendest. Eine E-Mail zu schreiben ist nur eine Möglichkeit unter vielen und hat – wie beschrieben – bestimmte Vorteile, aber auch Nachteile.

Um etwa neue Ideen zu entwickeln, Positionen zu debattieren und persönliche Beziehungen zu pflegen, sind persönliche Treffen, Videokonferenzen und Telefonanrufe deutlich besser geeignet.

Bei anderen Anlässen ist die Papierform die glücklichere Wahl: Briefe und Grußkarten, z. B. für Glückwünsche, Danksagungen oder Erinnerungen, sowie gedruckte Einladungen, Umfragen oder Fachmagazine haben die Eigenschaft, dass der Adressat sich in der Regel mehr Zeit zum Lesen nimmt und auch mehr Informationen behält.

Und wenn das alles nichts für Dich ist, geh‘ einfach rüber ins Nachbarbüro…

Meine Fragen an Dich: Fühlst Du Dich manchmal durch E-Mails gestresst? Wie würdest Du E-Mails vereinfachen? Ich freue mich auf Deinen Kommentar!

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Damit nimmst Du Deine Ziele selbst in die Hand!

„Wer nicht weiß, welchem Hafen er zusteuern soll,
für den gibt es keinen günstigen Fahrtwind.“

Seneca

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