Warum Du Dir ab sofort weniger vornehmen solltest (3 Aufgaben reichen)

Warum Du Dir ab sofort weniger vornehmen solltest (3 Aufgaben reichen)

Unsere To-Do-Listen sind lang und kurz ist unser Leben. Müssen wir uns damit abfinden, dass wir den ganzen Tag von Aufgabe zu Aufgabe eilen und am Ende des Tages trotzdem noch die meisten Punkte auf unserer Checkliste offen sind?

Nun, teilweise.

Einerseits wird es immer viel mehr zu tun geben, als wir tatsächlich schaffen können. Das liegt in der Natur unserer begrenzten Ressourcen und unserer unbegrenzten Wünsche. Andererseits gibt es Strategien, die uns helfen, mehr wichtige Dinge zu erledigen.

Warum Du Dir weniger vornehmen solltest

Dass uns unsere eigene To-Do-Liste so oft frustriert, hat im Kern drei Ursachen:

1. Wir nehmen uns zu viel vor.

2. Wir planen keine Zeitpuffer ein.

3. Wir lassen uns ablenken.

Wir nehmen uns einfach zu viel in zu wenig Zeit vor. Wenn Du produktiver werden möchtest, solltest Du diese typischen Performance-Crasher in Zukunft vermeiden und Dir stattdessen einfach weniger vornehmen.

Auch wenn es im ersten Moment widersprüchlich klingt: Mit dieser Strategie lässt sich unterm Strich tatsächlich mehr erledigen.

So kannst Du Dir weniger vornehmen

3 Aufgaben pro Tag reichen

Wenn auf unserer To-Do-Liste zu viele Aufgaben stehen, fühlen wir uns leicht von ihr überfordert. Egal, wie viel wir tatsächlich leisten: es gibt immer noch unendlich viel zu tun.

Gehen wir einmal andersherum vor und nehmen wir uns weniger vor. Schreiben wir jeden Tag nur noch drei Aufgaben auf. Nicht mehr. Das reicht. Diese drei Aufgaben definierst Du so, dass sie eindeutig abzugrenzen sind. Große Aufgaben zerlegst Du in mehrere kleine.

Der Effekt: Beenden wir alle drei Aufgaben, haben wir ein Erfolgserlebnis. Die Arbeit für den Tag ist geschafft. Mit einer komplett abgearbeiteten To-Do-Liste steigern wir täglich unser Selbstvertrauen. Wir lernen: Das, was wir uns vornehmen, ziehen wir durch.

Extra-Tipp: Lege bereits am Ende eines Tages die drei Aufgaben für den nächsten Tag fest. Dann bist Du am nächsten Tag geistig besser vorbereitet zu beginnen.

Zeitpuffer einbauen

Je abhängiger Deine Arbeit von anderen Menschen ist, desto weniger konsequent kannst Du eine starre To-Do-Liste abarbeiten. Vielleicht musst Du häufig spontan Anfragen von Kunden oder Geschäftspartnern beantworten. Oder Dein Vorgesetzter bittet Dich kurzfristig um Unterstützung. Der Drucker streikt. Irgendetwas kommt immer dazwischen.

Unter unsicheren Rahmenbedingungen solltest Du immer das Unplanbare einplanen – mit Zeitpuffern. Je nach Abstimmungs- und Kommunikationsbedarf in Deinem Beruf planst Du rund 20 bis 50 Prozent Deiner Zeit für noch unbekannte Aufgaben ein.

Ablenkungen minimieren

Kein Geheimnis: Wir lassen uns gerne und häufig ablenken. Auch bei der Arbeit. Ob durch Kollegen, die einfach nur schnacken wollen, eine interessante Überschrift auf einem Nachrichten-Portal oder private Nachrichten und Telefonate.

Willst Du mehr in weniger Zeit erledigen, solltest Du diese selbst geschaffenen Unterbrechungen minimieren.

Schaffe Dir dazu eine unterbrechungsarme Umgebung, indem Du z.B.

  • an Deiner Tür und in Deinem Messenger die Zauberformel „Bitte nicht stören“ veröffentlichst
  • zum Plaudern aufgelegten Kollegen erklärst, dass Du jetzt weiterarbeiten wirst
  • Dein Smartphone lautlos oder in den Flugmodus stellst.
    (Mehr Tipps, wie Du unabhängiger von Deinem Smartphone wirst, liest Du hier).

Je länger Du fokussiert an einer Aufgabe arbeiten kannst, desto schneller wirst Du sie erledigen. Nutze auch Zeitblöcke, in denen Du mehrere gleichartigen Aufgaben zusammen erledigst, z. B. E-Mails lesen und beantworten, Fotos bearbeiten oder Dateien ablegen.

Auch das Ende ist wichtig

Was ist das Schönste an einer To-Do-Liste? Das Abhaken!

Wenn Du einen Punkt erledigt hast, zelebriere das Streichen von Deiner Checkliste. Lobe Dich. Das hast Du gut gemacht. Gönn‘ Dir eine Pause. Trinke etwas, öffne das Fenster, bewege Dich, bevor Du eine neue Aufgabe anfängst.

Hast Du schon alle drei Aufgaben des Tages erledigt und Dein Zeitbudget ist noch nicht aufgebraucht? Dann kannst Du entweder eine neue Aufgabe in Angriff nehmen und Dein Tagesziel übertreffen. Oder, je nach Biorhythmus, machst Du einfach Feierabend und sorgst für etwas entspannende Abwechslung.

Meine Frage an Dich: Wirst Du Dir in Zukunft weniger vornehmen?

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Dieser Beitrag hat einen Kommentar

  1. Maria von Hoeren

    Hallo Rebecca,
    das ist keine schlechte Idee sich nicht zuviel vorzunehmen! Versuche ich mal öfters daran zu denken.

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