Warum Du Dir ab sofort weniger vornehmen solltest (3 Aufgaben reichen)

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Unsere To-Do-Listen sind lang und kurz ist unser Leben.

Müssen wir uns damit abfinden, dass wir den ganzen Tag von Aufgabe zu Aufgabe eilen und am Ende des Tages trotzdem noch die meisten Punkte auf unserer Checkliste offen sind?

Nun, teilweise.

Einerseits wird es immer viel mehr zu tun geben, als wir tatsächlich schaffen können. Das liegt in der Natur unserer begrenzten Ressourcen in Verbindung mit unseren unbegrenzten Wünsche.

Andererseits gibt es Strategien, die uns helfen, mehr von den wichtigen Dinge zu erledigen. 3 Methoden für bessere Effektivität stelle ich Dir in diesen Artikel vor.

Warum Du Dir weniger vornehmen solltest

Dass uns unsere eigene To-Do-Liste so oft frustriert, hat im Kern drei Ursachen:

1. Wir nehmen uns zu viel vor.

2. Wir planen keine Zeitpuffer ein.

3. Wir lassen uns ablenken.

Wir laden uns einfach viel zu viel in viel zu wenig Zeit auf und sind zusätzlich noch unkonzentriert bei der Sache.

Wenn Du produktiver werden möchtest, solltest Du deshalb die genannten Performance-Crasher in Zukunft vermeiden. Stattdessen solltest Du Dir eher weniger vornehmen, Zeitpuffer einbauen und Deinen Fokus erhöhen.

Auch wenn es im ersten Moment widersprüchlich klingt: Mit der Strategie der kürzeren To-Do-Liste lässt sich unterm Strich tatsächlich mehr erledigen.

Schauen wir uns die 3 Methoden im Einzelnen an.

So kannst Du Dir weniger vornehmen

1. Drei Aufgaben pro Tag reichen

Eine zu lange To-Do-Liste demotiviert. Stehen zu viele Aufgaben an, fühlen wir uns leicht überfordert, Wir wissen nicht einmal genau, wo wir anfangen und wo wir aufhören sollen. Und egal, wie viel wir tatsächlich leisten – es gibt immer noch unendlich viel zu tun.

Besser ist es, wenn wir uns prinzipiell weniger vornehmen. Pro Tag reichen drei Aufgaben. Nicht mehr!

Folgende Frage kannst Du Dir dazu stellen: Welche drei Aufgaben müsste ich heute erledigen, damit der Tag ein Erfolg wird?

Diese drei Aufgaben definierst Du stets so, dass sie eindeutig abzugrenzen und an einem Tag zu erledigen sind. Große Aufgaben zerlegst Du in mehrere kleine.

Wenn wir uns weniger vornehmen,sind wir motivierter, tatsächlich alles anzupacken. Es sind ja „nur“ drei Aufgaben.

Sind dann die drei wichtigsten Aufgaben erledigt, stellt sich ein Erfolgserlebnis ein. Wir haben unser Tagespensum geschafft. Eine abgearbeitete To-Do-Liste steigert täglich unser Selbstvertrauen. Wir lernen: Das, was wir uns vornehmen, ziehen wir durch.

Extra-Tipp: Lege bereits am Ende eines Tages die drei Aufgaben für den nächsten Tag fest. Dann bist Du am nächsten Tag besser vorbereitet und kannst schneller loslegen.

2. Zeitpuffer einbauen

Je abhängiger Deine Arbeit von anderen Menschen ist, desto weniger konsequent kannst Du eine starre To-Do-Liste abarbeiten. Vielleicht musst Du häufig spontan Anfragen von Kunden oder Geschäftspartnern beantworten. Oder Dein Vorgesetzter bittet Dich kurzfristig um Unterstützung. Der Drucker streikt.

Eines ist klar: Irgendetwas kommt immer dazwischen.

Unter unsicheren Rahmenbedingungen solltest Du deshalb immer das Unplanbare einplanen – mit Zeitpuffern. Dadurch vermeidest Du aktiv durch unvorhergesehene Aufgaben in Stress zu geraten.

Je nach Abstimmungs- und Kommunikationsbedarf in Deinem Beruf kannst Du rund 20 bis 50 Prozent Deiner Zeit für noch unbekannte Aufgaben einplanen.

3. Ablenkungen minimieren

Ich verrate kein Geheimnis: Wir lassen uns gerne und häufig ablenken. Auch bei der Arbeit. Ob durch Kollegen, die einfach nur schnacken wollen, eine interessante Überschrift auf einem Nachrichten-Portal oder private Nachrichten und Telefonate. Im Homeoffice vielleicht noch mehr als im Büro.

Willst Du mehr in weniger Zeit erledigen, solltest Du diese selbst geschaffenen Unterbrechungen minimieren.

Schaffe Dir dazu eine unterbrechungsarme Umgebung, indem Du z. B.

  • an Deiner Tür und in Deinem Messenger die Zauberformel „Bitte nicht stören“ veröffentlichst
  • zum Plaudern aufgelegten Kollegen freundlich erklärst, dass Du jetzt weiterarbeiten wirst
  • Dein Smartphone lautlos oder in den Flugmodus stellst.
    (Mehr Tipps, wie Du unabhängiger von Deinem Smartphone wirst, liest Du hier).

Je länger Du fokussiert an einer Aufgabe arbeiten kannst, desto schneller wirst Du sie auch erledigen.

Extra-Tipp: Nutze auch Zeitblöcke, in denen Du mehrere gleichartigen Aufgaben zusammen erledigst, z. B. E-Mails lesen und beantworten, Fotos bearbeiten oder Dateien ablegen, um Routineaufgaben effizient zu erledigen.

Dazu passt auch: Wie Du im Homeoffice produktiv arbeiten kannst

Auch das Ende ist wichtig

Was ist das Schönste an einer To-Do-Liste? Natürlich das Abhaken!

Wenn Du einen Punkt auf ihr erledigt hast, zelebriere das Streichen von Deiner Checkliste. Gut gemacht! Gönn‘ Dir eine Pause. Trinke etwas, öffne das Fenster und bewege Dich etwas, bevor Du eine neue Aufgabe anfängst.

Hast Du schon alle drei Aufgaben des Tages erledigt und Dein Zeitbudget ist noch nicht aufgebraucht? Dann kannst Du entweder eine neue Aufgabe in Angriff nehmen und Dein Tagesziel übertreffen. Oder – je nach Biorhythmus – machst Du einfach Feierabend und sorgst für entspannende Abwechslung von der Arbeit.

Meine Frage an Dich: Nimmst Du Dir häufig zu viel für einen Tag vor? Ich freue mich auf Deinen Kommentar!

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Dieser Beitrag hat einen Kommentar

  1. Maria von Hoeren

    Hallo Rebecca,
    das ist keine schlechte Idee sich nicht zuviel vorzunehmen! Versuche ich mal öfters daran zu denken.

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