Besser kommunizieren: Tipps, wie Kommunikation gelingt

Gut kommunizieren zu können ist eine Superkraft.

Egal, ob Du etwas verkaufen, über einen Preis verhandeln, Dich auf eine Stelle bewerben oder einfach nicht missverstanden werden möchtest – die Art und Weise, wie Du kommunizierst, ist dafür der Schlüssel. Online wie offline.

Wie Du besser kommunizieren lernst und durch Kommunikation sowohl Deine beruflichen als auch privaten Beziehungen stärkst, erfährst Du in diesem Artikel. Ich fasse darin allgemein anerkannte Kommunikationstipps und meine ganz persönlichen Erfahrungen zusammen.

Gelungene Kommunikation

Was ist eigentlich gelungene Kommunikation?

Kommunikation ist für mich dann gelungen, wenn es gelingt, dass eine gewünschte Botschaft möglichst gut von Anderen verstanden wird.

Welche Botschaft jemand in die Welt aussendet, ist jedoch nie ganz eindeutig. Nach dem „Kommunikationsquadrat“, einem Modell von Friedemann Schulz von Thun, hat jede Äußerung – ob wir wollen oder nicht – vier Seiten:

• Sachebene (worüber ich informiere)
• Selbstkundgabe (was ich von mir selbst preisgebe)
• Beziehungshinweis (wie ich zum Gegenüber stehe)
• Appell (was ich damit erreichen möchte).

Die vier Seiten einer Botschaft können offen oder verdeckt, bewusst und unbewusst gesendet werden. Der Empfänger einer Botschaft wiederum muss mit „vier Ohren“ zuhören, um alle Seiten einer Botschaft zu verstehen.

Es ist also kein Wunder, dass unmissverständliche Kommunikation ein Idealfall und im Alltag nicht die Regel ist.

Besser kommunizieren lernen

Für die Qualität der Kommunikation sind immer mindestens zwei Personen verantwortlich. Aber dafür, dass Kommunikation nicht scheitert, kann jeder Einzelne viel beitragen.

Wir können lernen, besser zu kommunizieren – mit all den Mitteln der Kommunikation, die uns zur Verfügung stehen. Wir können etwa lernen,

• besser zuzuhören
• uns möglichst genau auszudrücken
• uns auf unser Gegenüber individuell einzustellen
• Körpersprache genauer zu lesen und einzusetzen
• verständlich und anschaulich zu schreiben.

Orientieren können wir uns dabei beispielsweise an den Techniken gewaltfreier Kommunikation nach Marshall Rosenberg oder Leitlinien für achtsame Kommunikation.

Herausforderung digitale Kommunikation

In der fortgeschritten digitalisierten Arbeitswelt ist verständliche Kommunikation das A und O. Geschäfte, Verträge, Projekte werden online ausgehandelt, abgestimmt und abgewickelt – ohne dass sich die Kommunizierenden persönlich begegnen müssen.

Dass Kommunikation unabhängig von Zeit und Ort auch gelingt, ist gar nicht so selbstverständlich. Unsere Kommunikationskompetenz hat sich evolutionär optimal auf die persönliche Begegnung angepasst.

Im Unterschied zum persönlichen Austausch gehen bei der digitalen Kommunikation wichtige Elemente der Kommunikation verloren, z.B. die Mimik, Gestik, Stimme und Körperhaltung der Gesprächsteilnehmer.

Das gilt besonders dann, wenn die Kommunikation allein auf den Austausch von Texten reduziert wird, z.B. via E-Mails.

Bei der E-Mail-Kommunikation kommt erschwerend hinzu, dass selbst neutral formulierte Nachrichten tendenziell eher negativ ausgelegt werden und lange Wartezeiten überinterpretiert werden. Mehr dazu und wie man bessere E-Mails schreibt, liest Du in dem Blogartikel 10 Tipps, wie Du Deine E-Mails vereinfachen kannst.

Videokonferenzen können einen Teil der Kommunikations-Verluste wieder auffangen, sind aber auf Dauer anstrengend, u.a. weil der Augen- und Körperkontakt fehlt und die Reaktionen des Gegenübers etwas verzögert ankommen.

Digital besser kommunizieren

Professionelle Kommunikation berücksichtigt die Erkenntnis, dass es jederzeit leicht zu Missverständnissen kommen kann – besonders im digitalen Umfeld.

Um auch auf digitalem Weg möglichst verständlich zu kommunizieren, kannst Du darauf achten:

• Deinen Auftrag oder Deine Bitte möglichst präzise zu formulieren
• Dich kurz zu fassen
• klare Rahmenbedingungen festzulegen, z.B. Fristen zu setzen
• den Raum für Interpretationen zu reduzieren
• lieber einen zu freundlichen als einen neutralen oder negativen Ton zu treffen
• Ironie zu vermeiden
• verschiedene Kontaktmöglichkeiten anzubieten.

Schriftlich besser kommunizieren

Da heutzutage ein Großteil der Kommunikation schriftlich abläuft, ist es zudem hilfreich, die Grundlagen guter Texte zu kennen und anzuwenden.

Eine gute und einfach zu lesende Einführung in das Thema bietet das Buch „Deutsch für Profis – Wege zu gutem Stil“ von Wolf Schneider*. Die Reporterfabrik hat eine kleine Zusammenfassung herausgegeben: 10 Faustregeln: Wie schreibt man gut?

Aus meiner Sicht lauten die wichtigsten Tipps, um besser zu schreiben:

• Bevorzuge einfache Formulierungen – damit machst Du es dem Leser leicht
• Vermeide Fachbegriffe und Fremdworte oder erkläre sie
• Gliedere Deine Texte übersichtlich, z.B. mit Überschriften, Absätzen, Hervorhebungen und Stichpunkten
• Achte auf eine logische Struktur der Argumente
• Streiche Überflüssiges – weniger ist auch hier mehr
• Nutze Beispiele und Vergleiche, um einen Text interessant zu gestalten.

Meine ganz persönlichen Tipps, wie Du besser kommunizieren kannst

Wer besser kommunizieren will, muss üben. Zum Glück haben wir dazu jeden Tag viele Gelegenheiten.

Ganz allgemein kann ich Dir den Tipp geben, die persönliche Kommunikation immer zu bevorzugen, d. h. ein persönliches Gespräch vor einem Anruf bzw. einen Anruf vor einer schriftlichen Nachricht.

Außerdem habe ich die Erfahrung gemacht, dass folgende Gewohnheiten die Kommunikation einfacher, effektiver und nicht zuletzt unterhaltsamer machen:

„Man schweigt sich auseinander. Man diskutiert sich zusammen.“

Christian Bischoff

• Wer besser kommunizieren will, hält sich im Zweifel an die Regel: Besser mehr kommunizieren als weniger. Vor allem in der privaten Kommunikation.
• Höre aktiv zu, d.h. konzentriere Dich voll und ganz auf Dein Gegenüber, suche nicht nebenbei etwas bei Google, frage nach, wenn Du etwas nicht verstanden hast und fasse das Gesagte mit Deinen eigenen Worten zusammenfassen
• Kommuniziere schnell, lass niemanden zu lange auf eine Antwort warten, gib bei länger andauernden Abstimmungsprozessen einen Zwischenstand weiter
• Vermeide Schuldzuweisungen. Besser ist es, Missverständnisse früh einzuräumen, den eigenen Anteil daran zu benennen, aktiv eigene Fehler einzugestehen und damit dem Gegenüber die Grundlage von Kritik zu nehmen
• Überbringe Kritik – wenn überhaupt – nur persönlich, niemals schriftlich. Beginne immer mit etwas Positivem und formuliere die Kritik so, dass Dein Gegenüber es beim nächsten Mal besser machen kann
• Schreibe E-Mails und Textnachrichten nicht, wenn Du wütend bist
• Lache auch über Dich selbst
• Suche nach Gemeinsamkeiten mit Deinem Gesprächspartner
• Bedanke Dich stets für Unterstützung
• Spiegle Dein Gegenüber in seiner Körperhaltung und Wortwahl
• Lerne von Kommunikations-Vorbilder, z.B. Moderatoren.

Übung macht den Kommunikationsmeister. Je bewusster Du Deine Worte wählst (oder auch schweigst), desto genauer wird Deine Botschaft ankommen.

Zwar werden sich Missverständnisse nie ganz vermeiden lassen. Doch es wird sich garantiert langfristig in Deinem Leben bezahlt machen zu lernen, wie man besser kommunizieren kann.

Das Gute daran: Wenn Deine Kommunikation gelungen ist, erhältst Du auch schnell gutes Feedback – einen Auftrag, ein Lob oder ein Lächeln. Und das ist manchmal die beste Antwort, die man sich wünschen kann.

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Was tust Du, um Missverständnisse bei der Kommunikation zu vermeiden?
Ich freue mich auf Deinen Kommentar!

Zum Weiterlesen empfehle ich Dir besonders folgende Artikel:

• 8 Tipps, wie Du einfacher Freundschaften pflegen kannst
• 10 Tipps, wie Du Deine E-Mails vereinfachen kannst
• Minimalismus im Homeoffice – einfach mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben

Damit nimmst Du Deine Ziele selbst in die Hand!

„Wer nicht weiß, welchem Hafen er zusteuern soll,
für den gibt es keinen günstigen Fahrtwind.“

Seneca

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